近期为一家清洁服务企业编制标准操作手册，除了业主想要规范清洁员工们的行为标准，更主要是作为培训新清洁员工的根据。

在信息采取的过程，除了大开眼界之外，还真的应验了一句俗语--“外行看热闹，内行看门道”。

一个看似简单的清洁工作，其实内部所隐含的知识还真不少，就如烫一件衣服为例，随便烫也是烫，但要烫得所谓“好”还需要知识与功夫，还真难为了这些清洁工人与管理这些工人的业主。

一整天的资料采集下来，跟团队队友在车程中聊着就聊到，许多业主看编制作业程序也是如此。

这么多年遇过不少不能明白的企业业主，总是认为我们就是敲敲键盘打打字，既使是编制流程也是手到擒来，因此就感觉很简单，但是如果他们有亲自去编制时，就会知道那确实事一件不简单的事情。

标准操作程序（SOP）是重要文件，为在组织内执行各种任务提供分步说明。无论是在任何企业环境、制造业或服务业，一套精心制定的SOP对于简化流程、确保一致性和保持质量都有着高度的影响。 

过去的文章中多次有提起，有关判断作业程序的质量究竟是好还是不好，取决于其撰写的部分是否清晰、简洁且有效。

要编制一份好的作业程序，以下几项作为参考。

1. 了解目的和范围

在开始编写过程之前，必须清楚地了解SOP的目的和范围。

确定SOP将涵盖的具体任务或流程，并定义其目标受众。就如要盖房子之前必须清楚房子建筑蓝图。

2. 邀请主题专家参与

要打造一个准确且全面的SOP，若能让对流程或该任务有深入了解的员工或主题专家参与为最佳。

主题专家可以提供有价值的见解，确保SOP反映执行任务的最有效和高效的方式。他们的专业知识有助于识别潜在的陷阱和安全措施，从而提高文件的整体质量。

3. 使用清晰准确语言

清晰度是编写良好的SOP的基石。避免可能导致误解的行话、技术术语和模棱两可的语言。使用简单明了的句子，确保每个步骤都易于理解。

根据不同的读者需求，使用图表或插图等视觉辅助工具来补充书面说明并提高理解力。

取上述清洁公司的例子，其作业程序将会是全程以图片展示，让清洁员工可以明白进而得到有效的学习。

4. 保持一致格式

格式的一致性是使SOP易于使用的关键。使用逻辑流程组织文文件，将复杂的过程分解为更小的、易于管理的步骤。使用标题、副标题和项目符号来增强可读性。此外，建立标准化编号系统以帮助读者轻松浏览SOP。

5. 确保完整性和准确性

SOP必须全面，不留任何含糊之处或假设，更不存在“常识”认知，以避免因认知差异而产生误解并引致出错。

另外还有4点，下一期再续。